出貨作業 回首頁

一.簡介:
出貨單採用一張多筆的方式構成,也就是一張出貨單有多筆明細項目的結構;其中以產品的角度來看,則是一張出貨單內含有一種以上的產品,而每一產品可能由其製品、材料、切工...等各細項組成。
流程上出貨單是由訂單轉換過來的,也可能再加上一些加工項目;在已經完成出貨後就不可以再更改了。在其進入已銷帳後,該出貨單就應屬封存狀態了。
二.功能:
程式進入本[出貨作業]的 畫面 時,會有三個標籤頁,各代表一個功能,列示如下:
  1. 訂單轉出貨 :目的是將『已完工』但『未出貨』的訂單 轉製成出貨單,一個客戶一張出貨單,一種訂貨產品一筆明細的方式轉製。若需為該產品增加『加工』的明細項目,請在 出貨單管理 標籤頁內新增。
  2. 出貨單管理 :目的除了管理出貨單紀錄資料外,還有:1.增加修改明細項目  2.將出貨單確認為 已出貨 3.將出貨單確認為已核准, 4.將出貨單確認為已銷帳    (通常是在收款銷帳時自動更改的)3.列印單張的出貨單。
  3. 列印出貨單 :目的是匯整 未出貨的出貨單整批列印,至於已出貨的只能單張列印(在第2個標籤頁中)。
  4. 傳票自動產生:在核准出貨單時,自動進行傳票的產生; 但因正常狀況(應收金額>0)是銷貨之出貨單,就算其中含有退貨的明細單,傳票名稱上仍以『應收帳款』為借方科目,以『銷貨收入』為貸方科目;反之若應收 金額<0,則該出貨單的傳票就以『銷貨退回』為借方科目,以『應收帳款』為貸方科目;所以出貨單中有出貨也有退貨的明細則科目名稱就不易分辨內容之銷貨或 退貨了。
  5. 退貨單的產生:對於退貨乃對於已出貨的產品遭退回時的處理;只要將原單找出(當然是必須已出貨且未銷帳的),並從其明細紀錄中選取而後再按〔退貨〔〕鈕即可。
  6. 退貨單的傳票問題:對於退貨一定有其相對應的出貨單;同時這兩張都有相對應的傳票,但對於系統而言兩筆是互抵的,也就是沒有收款紀錄可供消帳;所以必須自行在傳票管理中手動的方式產生沖消,並且來此將該兩筆做註記為〔已銷〕帳。
  7. 抽離尚不做沖消的出貨明細:通常出貨單在核准後就會有應收傳票產生,並在收款消帳時出現在畫面上與收款紀錄來做沖消;但若某幾筆明細要留待下期才付款(下期才能做沖消),但應收傳票已產生了,所以只能從原出貨單中將還不做沖消的出貨明細抽離出來另成獨立的出貨單(狀態與原單一樣,應是已核准未銷帳狀態,且共用同一張應收傳票),原出貨單與新出貨單上的金額皆重計。所以,系統增此功能後前期未收的問題就以此方法來處理了!至於貨單未銷帳,下期的對帳單仍會再出現。

三.如何將訂單轉成出貨單?
請將點選第1個標籤頁:訂單轉出貨,步驟如下:
  1. 開啟訂單 :依據按鈕下方指定的篩選條件:完工日期及預訂出貨日期,且『已完工』但『未出貨』的訂單 篩選出來;若有篩選到訂單,就會列示在畫面下方,並顯示筆數。
  2. 篩選訂單 :這個按鈕是要依據自訂的篩選條件,將『已完工』但『未出貨』的訂單 篩選出來;自訂條件有產品、客戶、及相關日期;若有篩選到訂單,就會列示在畫面下方,並顯示筆數。
  3. 訂單分類 :當您有篩選到『已完工』但『未出貨』的訂單 ,這個動作是將這些訂單依客戶做分類整理,並將結果以樹狀結構顯示在畫面右方;對於尚不想轉製出貨單的訂單,可用滑鼠點選再按DEL鍵將它刪除。
  4. 轉出貨單 :將畫面右方已分類好的訂單,每位客戶一張的方式製作成出貨單。
  5. 清除分類 :清除畫面右方中已分類好的資料,節省記憶體。


四.如何管理出貨單?
請將點選第2個標籤頁:出貨單管理
  1. 畫面中間部分就是出貨單的主要內容,下方則是其明細項目.
  2. 出貨單有四種進度狀態:未出貨已出貨未核准、已核准未銷帳銷帳
  3. 出貨單至少有分兩類:銷貨退貨;另外若有非產品材料或加工費用等可歸為加工類。
  4. 出貨單在此雖可新增、修改、刪除,但新增應該由訂單轉製而成;修改應限於:進度狀態的改變,及出貨地址發票號碼等無法轉製及無法自動完成的資料。
  5. 狀態是〔未出貨〕的出貨單,可做增減、修改內容及明細資料。
  6. 狀態是〔已出貨〕的出貨單,應該是不能再做非必要的修改.如:出貨日期、客戶資料、數量、類別..。
  7. 狀態是〔已核准〕未銷帳的出貨單,只能做日動銷帳的動作,其他一律不可再更改。
  8. 狀態是〔已銷帳的出貨單,不可以做任何修改。
  9. 明細項目的新增有兩種:一者從訂單挑選加入,另者自行輸入;自行輸入通常是針對某一產品的加工資料。切換的方法請在按鈕之前先將  □加入訂單 選核鈕的打勾去除。 進入自行輸入的第一個畫面就是選擇產品名稱,而該列出的產品的單價、最後交易日皆為已出貨的產品單價及日期


五.如何列印出貨單?
請將點選第3個標籤頁:列印出貨單,請依下列步驟完成列印動作。
若您的出貨單不是套表,這可能需要自訂備註資料,在列印之前請先按 備註編輯鈕進行編輯。
  1. 貨單匯整鈕:系統會將畫面中已有的出貨單做以一客戶一出貨單的方式分類,並以樹狀結構呈現在畫面右方。在進入下一步之前若有些出貨單不列印可在樹狀圖中用滑鼠點選再按DEL鍵去除。
  2. 匯整列印資料鈕:依樹狀內呈現的資料進行列印前的準備動作,其中包含把客戶的基本資料也填入暫存表中。
  3. 列印出貨單鈕:將已準備好的出貨單輸出成預覽畫面,再按列印鈕即可列印。
  4. 清除匯整資料鈕:只要做完第一個動作就會有暫存的列印資料存在就應清除,也就是歸還記憶體及資料庫內的暫存表。

六.甚麼是『已出貨』 的出貨單?甚麼是『已銷帳』的出貨單?
出貨單的進度狀態分為四種:剛剛從訂單轉製成的出貨單就是屬於〔未出貨〕狀態的;當所有出貨明細單在其庫存單皆確認領貨時,自動改為〔已出貨〕未核准的狀態並且填入出貨日期;有核准權者將狀態改為〔已核准〕時系統會產生[應收帳款]的傳票,就進入〔已核准〕狀態了; 對於〔已核准〕未銷帳狀態的出貨單,在 收款銷帳作業 中,把收款紀錄出貨單沖消的動作後,出貨單會改為〔已銷帳〕狀態並填入消帳傳票及與其沖消的收款單號 ,這時出貨單就進入了第四種狀態了!

七.相關功能:

  1. 訂單管理
  2. 對帳單管理
  3. 收款消帳
  4. 庫存單管理:領貨單的處理
  5. 傳票管理